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Un caso di studio:

Il progetto del Comune di Alba - CN (circa 30.000 abitanti) documenta lo sforzo fatto per recepire la normativa per quanto riguarda il Protocollo informatico e la trasparenza dell’Amministrazione verso i cittadini.

Nella situazione di partenza l’Ente gestiva l’area Affari Generali con l’ausilio di semplici strumenti informatici non integrati fra di loro e basati, nella maggioranza dei casi, su strumenti di Office Automation disomogenei.

Il primo passo è stato quello di introdurre il Protocollo Informatico a norma in modo distribuito presso i vari uffici, con una centrale di acquisizione digitale di documenti cartacei, archiviazione ottica e smistamento presso l’ufficio Protocollo.

In seguito si è passato ad implementare il “Flusso documentale informatico”, permettendo così ai vari uffici di scambiare documenti informatici in sostituzione di quelli cartacei ed inviarli in Conservazione Digitale a Norma

La terza fase ha visto l’Ente impegnato nell’adozione del software per la gestione degli Iter dei Procedimenti Amministrativi, iniziando dall’iter delle Delibere/Determine/Ordinanze e informatizzando tutti i passaggi dalla Proposta alla stesura del Verbale. L’applicativo grazie ad una stretta integrazione con Microsoft Word coordina, traccia e compone ogni stato della pratica. In seguito si sono informatizzati altri Procedimenti (es. Rimborso ICI, Gestione Assenze, etc.) individuandone gli stati prima graficamente su carta ed in seguito sullo strumento informatico. Nella quarta ed ultima fase l’Ente ha introdotto il modulo di Pubblicazione su Web dei Procedimenti amministrativi e della Cartella Tributi del cittadino.